Foto Elke Wauters

“Dankzij de juridische helpdesk kunnen we snel schakelen bij de rekrutering van expats"

Elke Wauters is HR-assistent bij Jan De Nul Group. De Aalsterse vestiging van het bagger- en bouwbedrijf werft jaarlijks tientallen buitenlandse werknemers aan. De ondersteuning van onze juridische dienst is voor hen erg belangrijk.

Contactpersoon voor nieuwe expats

Kandidaten solliciteren vanuit het buitenland voor staffuncties. Daarnaast werft het bedrijf ook buitenlandse werknemers of studenten aan die al in België verblijven. Elke Wauters is verantwoordelijk voor de onboarding van de expats. Na de ondertekening van het arbeidscontract gaat ze aan de slag. “Dat betekent in eerste instantie zo snel mogelijk zorgen voor de juiste documenten, zodat de nieuwe werknemer in België kan werken en verblijven”, vertelt Elke. “Eens de vergunning goedgekeurd is, kan de persoon naar België komen. Dan boek ik de vlucht en regel ik een verblijf in Aalst voor een aantal maanden. In die periode ben ik de contactpersoon en probeer ik de nieuwe medewerker wegwijs te maken in het Belgische systeem. Hoe dat verloopt, verschilt van persoon tot persoon en is meestal afhankelijk van het land van afkomst en de cultuur. Dat vraagt dus maatwerk.”

Snel schakelen dankzij juridische helpdesk

Elke probeert voor de werknemer alles in een zo kort mogelijke termijn op de rails te krijgen. “Dan komt de deskundigheid van de juridische helpdesk van pas”, vertelt Elke. “Jan De Nul Group heeft zelf een sterke juridische afdeling, maar dat is een andere specialisatie. Voor de juristen van het agentschap is dit parate kennis. Ik kan erop vertrouwen dat ik snel een correct antwoord krijg op mijn vraag. Belangrijk, want je moet snel kunnen schakelen. Niet alleen voor ons bedrijf, maar ook voor de persoon in kwestie. In de periode dat nieuwe medewerkers moeten wachten tot alle vergunningen in orde zijn, hebben ze dikwijls geen inkomen. Hoe sneller alles in orde komt, hoe beter dus voor iedereen. Daar biedt het agentschap een enorme meerwaarde.”  

In 2019 rekruteerde Jan De Nul Group 67 werknemers uit het buitenland. Ze kwamen onder andere uit Portugal, Kroatië, Frankrijk, Nederland, Griekenland, Italië, Duitsland, Verenigd Koninkrijk, Taiwan, Rusland, USA, Iran, Turkije, Libanon, Indië, China, Mexico, Brazilië, Zuid-Afrika en Myanmar.

Opleiding op maat

Op vraag van Jan De Nul Group zorgde de juridische dienst begin 2019 voor een basisopleiding op maat van het bedrijf. “De jurist die de opleiding verzorgde, had zich goed ingewerkt in de specifieke situatie van ons bedrijf”, vertelt Elke. “Dat is echt wel het voordeel van zo’n opleiding op maat. Na de opleiding waren mijn team en ik helemaal mee met de recente arbeidskaartwetgeving. Maar ook gezinshereniging met arbeidsmigranten kwam bijvoorbeeld aan bod. Belangrijk, want soms komt de partner mee. Dan zorg ik ook voor de link met het contactpunt van het Agentschap Integratie en Inburgering in Aalst. Onze expats krijgen Nederlandse taalles op de werkvloer, maar de partners niet. Voor hen is een doorverwijzing naar het contactpunt dus interessant. We hebben de indruk dat die contacten heel goed verlopen.”

Dubbelcheck bij juridische helpdesk

Elke heeft een vrij intensief contact met de nieuwe werknemers. Zowel in de periode voor de goedkeuring van de werkvergunning als de eerste maanden na aankomst van de persoon in België. En dat is nodig, licht Elke toe: “Onze expats zijn allemaal hooggeschoolde mensen die perfect Engels spreken. Veel expats werkten en reisden al over heel de wereld. Maar in België stellen ze vast dat ze zonder kennis van het Nederlands of Frans niet ver geraken. Dat heeft als gevolg dat ze het heel moeilijk hebben om zelf hun documenten in orde te brengen. Dus ga ik mee voor de aankomstverklaring in het stadhuis en eventueel ook voor een eerste contact in de bank of bij het ziekenfonds. Bij problemen met de vergunningen worden onze expats door officiële instanties soms van het kastje naar de muur gestuurd. Dan probeer ik me zo goed mogelijk te informeren over het probleem en overleg ik regelmatig met de juridische helpdesk. Voor mij is die dubbelcheck bij jullie experten belangrijk, want dan weet ik dat ik sterk in mijn schoenen sta. Op die manier kom ik zeker tot de juiste oplossing voor het bedrijf en de werknemer.”

  

Meer info