Bouwen aan een performant samenlevingsagentschap
Hoe kwam de cel Digitalisering tot stand?
Ellen: “Minister van Samenleven Bart Somers maakte in het kader van het Vlaamse relanceplan ‘Vlaamse Veerkracht’ 15 miljoen euro vrij voor de integratie- en inburgeringssector. Het is de bedoeling om daarmee digitaliseringsprojecten op te zetten voor het AgII, de stedelijke agentschappen Atlas en IN-Gent vzw en het Huis van het Nederlands Brussel. We staan allemaal voor grote uitdagingen. De algemene directies van de verschillende agentschappen waren ervan overtuigd dat we die alleen kunnen aangaan als we ze samen aanpakken, als één krachtig team. De cel Digitalisering was geboren.”
Hoe verloopt de samenwerking tussen de agentschappen?
Ellen: “Het is de eerste keer dat alle agentschappen binnen de integratie- en inburgeringssector de handen in elkaar slaan. We hebben nog nooit op deze manier samengewerkt. Daarom maakten we eerst duidelijke afspraken, zetten we een werkbare structuur op en bepaalden we een programma met zes concrete werven. In september wierven we ook extra mensen aan. Het AgII, Atlas en IN-Gent hebben elk één projectleider. Ik stuur hen aan als programmamanager. Voor het Huis van het Nederlands zijn we nog op zoek naar een projectleider.”
“We werken volgens de principes van een start-up. Snelheid, flexibiliteit en innovatie dragen we hoog in het vaandel. Enkel zo kunnen we de rol van ons eigen agentschap overstijgen en loskomen van de huidige werkwijzen. We willen vooropstellen wat echt telt: de wensen en noden van onze klant.”
Sofie: “De klant is wat ons allemaal bindt. We werken uiteindelijk allemaal met dezelfde doelgroep. Of een inburgeraar zijn traject nu in Gent, Antwerpen, Brussel of Leuven start of eindigt, dat maakt in wezen niet uit. Als we dat voor ogen houden, kunnen we samen veel realiseren. Dat is de basis voor onze samenwerking.”
Sofie, wat houdt jouw rol als projectleider in?
Sofie: “Ik zorg ervoor dat het digitaliseringsprogramma de lokale realiteit van IN-Gent meeneemt. Anderzijds hou ik de medewerkers van IN-Gent op de hoogte van wat er reilt en zeilt binnen de cel Digitalisering.”
“Inhoudelijk focus ik me onder meer op de online dienstverlening voor inburgeraars. We willen een klantenportaal uitbouwen, zodat klanten zelf van alles kunnen regelen en minder fysiek moeten langsgaan. Op die manier kunnen onze medewerkers meer aandacht besteden aan wie een intensievere begeleiding nodig heeft of misschien minder digitaal vaardig is.”
Ellen: “Of het nu gaat om een klantenportaal of een nieuw systeem om gegevens van klanten te beheren: ons doel is altijd om efficiëntiewinsten te boeken. Zo krijgen onze medewerkers meer tijd om op maat te werken.”
Hoe kijken jullie terug op 2021?
Ellen: “We hebben de cel Digitalisering opgestart, we hebben mensen aangeworven, we zijn met ons programma naar de Vlaamse Regering geweest. 2021 was ook het jaar waarin we verschillende voortrajecten doorlopen hebben. Dat was best pittig allemaal. Op korte tijd hebben we met een klein team grote stappen gezet. Gelukkig konden we steeds rekenen op de ervaring en kennis van het Agentschap Digitaal Vlaanderen. Het is de eerste keer dat het AgII met hen samenwerkt en ik kan onze collega’s alleen maar aanbevelen. Onze klanten en onze processen zijn heel snel hun klanten en processen geworden.
Sofie: “We zijn een jong team, de expertise van Digitaal Vlaanderen vormt een enorme meerwaarde voor ons. Het zorgt ervoor dat wij wat ontlast worden.”
Ellen: “Wat ik vooral onthoud, is de mooie samenwerking die ontstaan is tussen de verschillende agentschappen. Dat wil niet zeggen dat we binnen onze cel nooit discussiëren of elkaar uitdagen. Maar als een bepaald agentschap al een bepaalde werkstroom heeft uitgewerkt, staan we daarvoor open. We houden niet halsstarrig vast aan onze eigen organisatie, maar gaan gewoon aan de slag met het bestaande materiaal. Het is ook fijn om te kunnen werken met budget enerzijds en een mandaat en vertrouwen anderzijds. Ik ben onze algemene directies zeer dankbaar dat ze in ons geloofden. Zo zie je maar: met een mandaat en vertrouwen kan je mensen vleugels geven.”
De zes werven van het programma digitalisering
- De Kruispuntbank Inburgering (KBI)
- Community building en digital marketing (CRM)
- Klantenportaal en -dienstverlening
- Online leren en testen
- Nederlandse taalverwerving
- Digitale wendbaarheid